Leimaako työpäiviäsi ainainen kiire? K-ryhmän tietotyön kehittäjä antaa kaksi helppoa vinkkiä sen taltuttamiseen

Joskus hyvinkin pieni muutos voi säästää valtavasti aikaa ja hermoja. K-ryhmän työntekijät ottavat uusia työtapoja haltuun räätälöidyissä koulutuksissa, joista on kehkeytynyt hitti.

257 lukematonta meiliä, neljä kadoksissa olevaa kansiota ja palavereja täyteen ammuttu kalenteri. Tämä on perusarkea monelle tietotyöläiselle ja tuttu ilmiö myös Outi Ruuskaselle. Hän työskentelee K-ryhmässä tietotyön kehittäjänä tittelillä Senior Specialist, Knowledge Work, joka on Suomessa harvinaisuus.

Ruuskanen tekee töitä kahden hengen tiimissä yhdessä esihenkilönsä kanssa. Tavoite on kirkas: kaksikon tarkoituksena on löytää parhaita käytäntöjä, jotta asiantuntijoiden työ sujuisi mahdollisimman helposti.

– Usein omiin työtapoihinsa on niin tottunut, ettei niitä hirveästi pysähdy miettimään. Toisinaan hyvinkin pienen asian muuttaminen voi tuoda työhön ison helpotuksen, Ruuskanen kertoo.

Yksi tyypillinen murheenkryyni on jutun alussa mainittu sähköposti. Jos lukemattomia meilejä on se 257 kappaletta, kyse ei välttämättä ole omasta saamattomuudesta. Organisaatiossa saattaa olla tapana, että laitetaan varmuuden vuoksi Pekka Ja Irmakin vastaanottajiksi, ja ehkä vielä Sanna, Jaakko ja Mari CC:ksi. Lopulta jokaisen inbox on täynnä viestejä, jotka eivät koske itseä millään lailla.

Ruuskanen sanoo, että meili ei ole ”tiedoksi”-tyyppisessä viestinnässä paras keino, vaan tiedottaminen kannattaa hoitaa tiedotuskanavissa kuten vaikkapa tarkoitukseen varatulla Teams-kanavalla. Tärkeät, monia ihmisiä koskevat tiedostot kannattaa puolestaan tallettaa paikkaan, josta ne ovat helposti saatavilla. Työaikaa menee helposti vartti hukkaan, jos dokumenttia alkaa etsiä pitkien viestiketjujen uumenista.

Säästyneen ajan voi käyttää palautumiseen

Toinen tyypillinen aikasyöppö ovat palaverit. Hyvin suunniteltu kokous alkaa ja loppuu ajallaan, ja agendakin on kaikille selvä. Etukäteistyö valmistaa, että aika käytetään tehokkaasti. Sitä ei myöskään pitäisi varata tarpeettoman paljon.

– Kaikki tämä on oman ja muiden työajan arvostamista. Vaikka aikaa säästyisi vain viisi minuuttia, se voi olla arvokas palautumistauko, joka puolestaan vaikuttaa työhyvinvointiin.

Ruuskanen tähdentääkin, ettei hänen tähtäimessään ole vain tehokkuuden tavoittelu. Kun ikuisen kiireen kierre saadaan poikki, työssä jaksaa paremmin ja hallinnan tunne säilyy. Jos palaverit venyvät jatkuvasti ja meilikansio pursuaa yli äyräiden, tulee helposti tunne, että homma ei pysy omissa näpeissä.

Yksi keino parhaiden käytäntöjen löytämiseen ja oppimiseen on räätälöity koulutus. Niiden lähtökohtana on usein jokin samaistuttava esimerkkicase, kuten vaikkapa Mauno, jonka pitäisi saada aikaiseksi monimutkainen raportti. Koulutuksen tarkoitus on löytää toimivat ja työtavat raportin kasaamiseen ja opetella samalla uusien työkalujen käyttöä. Koulutukset ovat olleet K-ryhmässä hitti. Sana hyvistä kokemuksista on kiirinyt, joten koulutuksia kysellään ja järjestetään usein.

Uuden opettelua ilman infoähkyä

Koska organisaatio on iso ja tietotyötä tekeviä tuhansia, Ruuskasen apuna on muutosagenttiverkosto. 80 hengen verkostossa on mukana työtekijöitä, jotka ovat kiinnostuneita uusista käytännöistä ja niiden jakamisesta muille. Jos omassa tiimissä herää tarve tai jokin asia mietityttää, muutosagentti kääntyy Outin puoleen. Kun ratkaisu löytyy asiaa yhdessä sparraillessa, muutosagentti jakaa vinkit työkavereilleen.

Toisinaan uuden opettelu tuntuu työläältä ja vanhoista työtavoista luopuminen arveluttaa. Silloin Ruuskanen pyrkii kertomaan hyödyistä madollisimman konkreettisella tasolla.

– Kerron esimerkiksi, miten uusi käytäntö on helpottanut töitä toisessa yksikössä. Kuuntelen myös, millaisia huolia asiaan liittyy, eli onko taustalla vaikkapa pelko siitä, että jokin asia ei toimi. Jos muutoksia tulee liikaa kerralla, kannustan opettelemaan uuden asian pienissä osissa.

Ruuskanen kertoo olevansan henkeen ja vereen niin sanottu ihmis-ihminen, sillä hän on valtavan kiinnostunut ihmisistä ja heidän tavastaan toimia.

– Parasta työssäni on se, kun näen innostuksen ja valaistumisen toisen kasvoilla, että vitsit, tämähän auttoi tosi paljon. Jokainen tietää, miten helpottavaa on, kun ei tarvitse nähdä turhaa vaivaa.

Takaisin ylös