1. Mikä on SpeakUp?

SpeakUp on Kesko-konsernin luottamuksellinen ilmoituskanava. Ilmoituskanavan avulla voidaan ylläpitää työntekijöiden, asiakkaiden ja sidosryhmien luottamusta Keskon liiketoimintaan. Sen kautta Kesko-konsernin työntekijät sekä tavarantoimittajat, asiakkaat ja muihin sidosryhmiin kuuluvat henkilöt voivat ilmoittaa Kesko-konsernia  tai Keskon eläkekassaa koskevia havaintojaan mahdollisista väärinkäytös- ja rikosepäilyistä tai Keskon K Code of Conductin vastaisesta toiminnasta.

Ensisijaisesti työntekijöiden ja konsulttien tulee ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä omalle esihenkilölle tai Keskon vastuuhenkilölle. Jos ilmoitusta ei jostain syystä voi tai halua tehdä ensisijaisille vastuuhenkilöille, voi käyttää SpeakUp-kanavaa, jossa kaikki ilmoitukset käsitellään täysin luottamuksellisesti. Kanava mahdollistaa myös täysin anonyymin ilmoittamisen.

SpeakUp-palvelua ylläpitää Kesko-konsernin ulkopuolinen ja itsenäinen yhtiö People InTouch, jonka patentoitu SpeakUp® -raportointijärjestelmä on Keskon lisäksi käytössä lukuisissa tunnetuissa yrityksissä. Kesko-konsernissa SpeakUp-kanavasta, tutkintojen toteuttamisesta sekä jatkotoimista vastaa Compliance & Ethics -konsernitoiminto.

2. Mistä asioista voin ilmoittaa Keskon SpeakUp-kanavan kautta?

Voit jättää Kesko-konsernin SpeakUp-kanavan kautta ilmoituksen mistä tahansa Kesko-konserniin liittyvästä väärinkäytösepäilystä. Sitä voi käyttää myös arvopaperimarkkinasääntelyn oletetuista rikkomuksista ilmoittamiseen. Huomioi kuitenkin, että kanava ei ole tarkoitettu kiireellisten ilmoitusten tekemiseen (esim. turvallisuutta uhkaavat tilanteet).

SpeakUp-kanavaa ei ole tarkoitettu K-ryhmän asiakaspalautteen antamiseen. Asiakaspalautetta voi antaa oheisen asiakaspalautelinkin kautta.

Tahallinen väärien ilmoitusten tekeminen on kiellettyä ja voi johtaa myös oikeudellisiin seuraamuksiin.

3. Kuka käsittelee tekemääni ilmoitusta?

People InTouchin järjestelmää ylläpitävä henkilöstö vastaanottaa kaikki palveluun saapuneet viestit ja huolehtii tarvittaessa tekstin käännöksestä. Järjestelmää ylläpitäviä henkilöitä sitovat tiukat salassapitovelvoitteet, eikä Kesko saa selville ilmoittajan IP-osoitteita tai muita tunnistetietoja.

Kesko-konsernin lakiasiainjohtaja ja Compliance & Ethics-toiminnossa työskentelevä Compliance & Ethics Officer käsittelevät Keskon tutkittaviksi tulevat SpeakUp-ilmoitukset.

Lisäksi Kesko-konsernin sisäisen tarkastuksen johtajalla on pääsyoikeus SpeakUp-järjestelmään. Tutkinnassa saatetaan tapauskohtaisesti tarvita muita asiantuntijoita tai viranomaisia.

4. Miten tietojeni luottamuksellisuus varmistetaan?

Kaikki ilmoitukset käsitellään täysin luottamuksellisesti. Kesko sitoutuu suojelemaan kaikkia hyvässä uskossa ilmoituksen tehneitä sekä varmistamaan, että minkäänlaisiin vastatoimiin ei ryhdytä.

Vaikka tapauksen tutkinta saattaa edellyttää tapaustietojen käsittelyä myös muiden asiantuntijoiden kanssa, ei heille paljasteta ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä, mikäli tapauksen tutkiminen anonyymisti on mahdollista. Joissakin tapauksissa (erityisesti HR-liitännäisten tapausten kohdalla) ilmoitusta ei voida tutkia ilman, että tutkintaa tekevät asiantuntijat tai viranomaiset käsittelevät ilmoittajan henkilötietoja.

Kesko noudattaa tinkimättömästi kaikkea soveltuvaa lainsäädäntöä myös ilmoitusten tutkimisessa ja ilmoittajien suojelemisessa. Sekä kansallinen että Euroopan Unionin ilmoittajansuojelulainsäädäntö asettaa Keskolle velvollisuuden suojella unionin sekä tiettyjen kansallisen oikeudenalojen rikkomisesta Keskolle ilmoittavia henkilöitä. Kesko sitoutuu soveltuvaa lainsäädäntöä laajemmin suojelemaan kaikkia hyvässä uskossa ilmoituksen sille tehneitä henkilöitä. Lisätietoja Keskon syrjinnänvastaisista periaatteista löydät tästä linkistä.

Ilmoituksen voi jättää halutessaan myös täysin anonyymisti. Huomioi kuitenkin, että tutkinta saattaa edellyttää lisätietojen saamista: mikäli ilmoitus on jätetty anonyymisti eikä Keskon mahdollisesti SpeakUp-kanavan kautta lähettämiin lisätietopyyntöihin vastata, voi tapauksen tutkinta vaikeutua tai estyä kokonaan.

Tarkemmin tietoa siitä, miten henkilötietoja käsitellään ilmoitusten tutkimisen yhteydessä löydät tietosuojaselosteesta.

5. Miten voin jättää ilmoituksen?

Voit jättää ilmoituksesi käyttämällä SpeakUp-verkkopalvelua tai puhelimitse. On suositeltavaa, että kirjoitat viestin etukäteen ylös, jotta ilmoitus on mahdollisimman selkeä. Muista ilmoittaa ilmoituksessasi kaikki tapauksen tutkimisen kannalta olennaiset tiedot.

Jätä ilmoituksesi osoitteessa https://www.speakupfeedback.eu/web/heye3r/fi 
Sinua pyydetään syöttämään tunnuskoodi, joka on 17270. Jos haluat käyttää puhelinta, soita seuraavaan puhelinnumeroon: 0800113031.

Voit joko kirjoittaa tai kopioida tekstiä ilmoitukseesi. Kun olet kirjoittanut ilmoituksen, paina lähetä-näppäintä, jolloin tapausnumero ja ilmoitus tulevat näkyviin ja voit tulostaa sen. Voit myös liittää asiaan kuuluvia dokumentteja ilmoitukseesi.

Jos jätät ilmoituksesi puhelimella, voit sanella sen äänimerkin jälkeen. Lausu viestisi mahdollisimman selkeästi.
Jätettyäsi ilmoituksen saat kuusinumeroisen tapausnumeron. On erittäin tärkeää, että kirjoitat sen ylös. Tämän tapausnumeron perusteella voit myöhemmin lukea tai kuunnella viestin, jonka Kesko lähettää vastauksena ilmoitukseesi.

Voit lähettää ilmoituksen myös postitse osoitteeseen:

Kesko Oyj
Lakiasiat, Compliance & Ethics -toiminnon johtaja
PL 1
00016 KESKO

Voit pyytää myös tapaamista Compliance & Ethics -toiminnon kanssa soittamalla Keskon vaihteeseen (+358 10 5311). Tapaaminen pyritään järjestämään niin pian kuin mahdollista ja se on aina luottamuksellinen.

6. Milloin saan vastauksen ilmoitukseeni?

Kesko vahvistaa ilmoituksen vastaanottamisen seitsemän vuorokauden kuluessa. Tapauksen tutkinnan päätyttyä tai viimeistään kolmen kuukauden kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta saat Keskon vastauksen ilmoitukseesi.

Saat vastauksen kirjautumalla uudelleen SpeakUp-verkkopalveluun ja antamalla tapausnumerosi.

7. Ulkoinen ilmoituskanava

Ilmoituksesi koskiessa ilmoittajansuojelua koskevassa kansallisessa lainsäädännössä tai direktiivissä listattuja aiheita voi ilmoituksen tehdä Suomessa myös oikeuskanslerin keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan ilmoittajansuojelulain mukaisten edellytysten täyttyessä. Mikäli ilmoituksesi koskee Kesko-konsernin ulkomaisia yhtiöitä, voi ilmoituksen tehdä paikallisesti määritellyille viranomaisille tai EU:n virastoille.