SpeakUp er en fortrolig rapporteringskanal for K Group. Rapporteringskanalen er et vigtigt redskab til at opretholde medarbejderes, kunders og interessenters tillid til Kesko og K Group. Medarbejdere i K Group, samt leverandører, kunder og andre interessenter kan gennem SpeakUp rapportere mistanke om lovovertrædelser og handlinger, der er i strid K Groups adfærdskodeks.
Medarbejdere og konsulenter bør primært rapportere deres mistanke om lovovertrædelser og handlinger i strid K Code of Conduct til deres leder eller andre ansvarlige personer i K Group. Hvis det af en eller anden grund ikke er muligt at rapportere til en de ansvarlige personer, skal SpeakUp-kanalen i stedet benyttes. Alle oplysninger behandles fortroligt.
SpeakUp-tjenesten vedligeholdes af SpeakUp, et uafhængigt selskab. Ud over K Group benytter adskillige velkendte virksomheder det patenterede SpeakUp®-rapportering system.
Du kan gennem SpeakUp-kanalen rapportere mistanke om lovovertrædelser eller handlinger i strid med adfærdskodekset K Code of Conduct. Bemærk, at kanalen ikke er beregnet til at rapportere hastesager – f.eks. forhold, der truer den generelle sikkerhed.
SpeakUp-kanalen er heller ikke beregnet til brug for kunder, der ønsker at give feedback om kundeoplevelser. Sådanne sager vil ikke blive behandlet gennem SpeakUp.
Det er forbudt at lave bevidst falske rapporteringer. Det kan få juridiske konsekvenser.
Rapporteringer undersøges af personalet hos SpeakUp. De er underlagt strenge fortrolighedskrav. Det er umuligt for K Group at finde IP-adresser eller andre oplysninger relateret til rapporteringen, som kan identificere afsenderen.
De rapporter, der modtages via SpeakUp-kanalen, undersøges af VP for Kesko’s Compliance & Ethics-funktion samt af Kesko’s Compliance & Ethics Officer. Keskos Chief Audi Officer har også adgang til rapporterne. I undersøgelse, kan der være behov for hjælp fra andre eksperter eller myndigheder.
Alle rapporter undersøges under fuld fortrolighed. K Group garanterer, at de beskytter alle personer, der i god tro har lavet en rapportering og at de rapporterende personer ikke vil blive udsat for nogen form for hævn, som følge af rapporten.
Selvom en undersøgelse kan kræve hjælp fra andre eksperter, vil den rapporterende persons identitet ikke blive afsløret, medmindre det er nødvendigt for undersøgelsen. I nogle tilfælde, især i forbindelse med HR-relaterede sager, kan det være umuligt at gennemføre undersøgelsen uden at afsløre oplysninger om den rapporterende person til andre eksperter eller myndigheder.
K Group overholder al gældende lovgivning, herunder lovgivning om undersøgelse af rapporter og beskyttelse af de rapporterende. I overensstemmelse med Direktivet (EU) 2019/1937 fra Europa-Parlamentet og Rådet af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der rapporterer overtrædelser af Unionens lovgivning, er K Group forpligtet til at beskytte alle personer, der rapporterer om overtrædelser af EU-lovgivningen. Ud over gældende lovgivning beskytter K Group også alle personer, der i god tro rapporterer gennem SpeakUp-kanalen.
Rapporter kan også afgives anonymt. Bemærk dog, at yderligere information kan være nødvendig for at kunne gennemføre en undersøgelse af det rapporterede. Hvis rapporten er anonym, og afsender ikke svarer på spørgsmål sendt via SpeakUp-kanalen, kan det være umuligt at gennemføre undersøgelsen.
Du kan sende rapporteringen enten via telefon, app’en (SpeakUp by People Intouch) eller webtjenesten. Uanset hvad du vælger, anbefales det at skrive din rapportering ned på forhånd. Husk at inkludere alle relevante oplysninger for det, der skal undersøges. Du kan lave rapporteringen på dansk. Rapporteringen bliver oversat, hvis nødvendigt.
Brug telefon - ring til følgende nummer: +45 43 31 09 61
Brug webtjeneste – brug linket: https://kesko.speakup.report/K-Group
I forbindelse med rapporteringen, modtager du et sagsnummer. Det er meget vigtigt, at du skriver sagsnummeret ned. Sagsnummeret giver dig mulighed for at vende tilbage senere og læse eller lytte til svaret fra K Group. Hvis du angiver din e-mailadresse, vil du modtage en besked, når K Group svarer på din rapportering.
Hvis du bruger telefonen, kan du efterlade din besked efter bippet. Sørg for at formulere din besked så klart som muligt. Når du er færdig, læg blot røret på.
Hvis du bruger webtjenesten, kan du enten skrive eller blot kopiere rapporteringen ind. Når du er færdig, tryk på ‘send besked’-knappen. Når du har gjort det, kommer sagsnummeret og din besked op på skærmen, så du kan printe dem ud. Du kan også vedhæfte relevante dokumenter til din besked.
Du kan også sende en rapportering per post til:
Kesko Corporation
Legal Affairs, Head of Compliance & Ethics
PO Box 1
FIN-00016 KESKO
Du kan også anmode om et møde med Compliance & Ethics-afdelingen for at diskutere din rapportering ved at ringe til +358 105 311. Mødet vil blive arrangeret hurtigst muligt, og alt, der diskuteres i mødet, er fortroligt.
Du vil inden for en uge modtage en bekræftelse fra K Group. Når undersøgelsen er afsluttet, eller senest efter tre måneder, giver K Group dig resultatet eller en status på undersøgelsen. Hvis du har brugt telefonen, får du svaret via telefonservicen. Hvis du har brugt webtjenesten, vil du få svaret via webtjenesten.