1. Sisäisen valvonnan tavoitteet ja tarkoitus
2. Sisäisen valvonnan vastuut
3. Sisäinen valvonta ja sisäinen tarkastus
1. SISÄISEN VALVONNAN TAVOITTEET JA TARKOITUS
Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan ennaltaehkäisevää toimintaa sekä päivittäistä ja jälkikäteistä valvontaa, jonka tarkoituksena on varmistaa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttaminen. Sisäinen valvonta on aktiivinen osa yhtiön johtamista, hallintoa ja päivittäistä toimintaa.
Sisäisen valvonnan tavoitteena on:
- toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus
- taloudellisen ja toiminnallisen raportoinnin luotettavuus
- lakien, sopimusten ja toimintaperiaatteiden noudattaminen
- varojen ja tiedon turvaaminen
Keskon arvot ja toimintaperiaatteet sekä yhtiön strategia ja tavoitteet luovat perustan koko sisäiselle valvonnalle. Valvonnan painopisteiden määrittäminen perustuu liiketoiminnan uhkien ja mahdollisuuksien tunnistamiseen osana Keskon riskienhallintatoimintaa. Keskon toimintaperiaatteet on saatettu keskolaisten tietoon kaikille jaetun Vastuulliset toimintatapamme -oppaan avulla.
Päivittäiseen valvontaan liittyvät vastuiden sekä valtuuksien määritys ja eriyttäminen, toimenkuvat, hyväksymisvaltuudet, työohjeet ja järjestelmäkontrollit, varamiesmenettelyt sekä taloudellinen raportointi.
Esimerkkejä päivittäisistä valvontatoimista ovat mm.
- ohjaus- ja valvontaraporttien seuranta; korjaustoimenpiteiden määritys ja toteutus
- liiketapahtumien oikeellisuuden tarkastaminen; tiedon tarkka ja oikea kirjaaminen
- taloudellisten menetysten estäminen; saatavien ja annettavien alennusten kontrollointi,rahan käsittelyn hallinta, kassaerojen käsittely ja dokumentointi
- tavaravarastojen valvonta; tavaran vastaanoton ja luovutuksen kontrollit,
tuote- ja hintatietojen hallinta, inventoinnit, hävikin seuranta
- tietojärjestelmien valvonta; käyttöoikeudet, salasanat, lokit, tietoturvakontrollit
- turvallisuuden ja omaisuuden varmistaminen; asiakkaiden ja henkilöstön turvallisuudesta
huolehtiminen, kulunvalvonta, vartiointipalvelujen käyttö.
Päivittäiseen valvontaan kuuluu myös toimivan tiedonkulun ja palautteen järjestäminen yksikön sisällä ja muihin yksiköihin sekä toiminnan epäkohtiin puuttuminen. Jälkikäteinen valvonta tarkoittaa seuranta- ja varmistustoimia, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttamista ja sovittujen toiminta- ja kontrolliperiaatteiden noudattamista. Tällaisia jälkikäteen tehtäviä jatkuvia tai ajoittaisia kontrolleja ovat esim. erilaiset tarkistukset, vertailut ja todentamiset.
2. SISÄISEN VALVONNAN VASTUUT
Pörssiyhtiön sisäistä valvontaa ohjaavat lait, säädökset, pörssin säännöt ja suositukset sekä hyvä hallintotapa. Keskeisiä osapuolia yhtiön sisäisessä valvonnassa ovat yhtiön hallitus, toimiva johto, controlling -toiminto ja sisäinen tarkastus. Ulkoinen valvonta kuuluu yhtiön tilintarkastajalle ja viranomaisille. Kesko on sitoutunut noudattamaan Helsingin pörssin sääntöjä ja suosituksia. Keskon hallinnointiperiaatteet, sisältäen mm. osapuolten tehtävät ja valvontavastuut ylläpidetään Keskon www-sivuilla.
Vastuu pörssiyhtiön valvonnan järjestämisestä kuuluu hallitukselle ja toimitusjohtajalle. Hallitus on vastuussa omistajille ja toimitusjohtaja hallitukselle. Vastuuketju jatkuu läpi koko organisaation siten, että Keskossa pääjohtajalle raportoivat hänen välittömät alaisensa ja kukin keskolainen vastaa aina oman vastuualueensa valvonnasta esimiehelleen.
Valvonta on Keskossa riittävää ja toimivaa, kun jokaisella toimialalla on määritetty ja toteutettu:
- Selkeät tavoitteet valvonnalle
Niiden määrittely ja priorisointi liiketoiminnan päämäärien ja tavoitteiden pohjalta
(vuosittain laadittavat toimialakohtaiset valvontaohjelmat).
- Toimiva valvontaympäristö
Oikean eettisen työilmapiirin luominen. Vastuulliset toimintatapamme –oppaan viestintä henkilöstölle.
Arvojen ja eettisten periaatteiden mukainen toiminta.
- Riskien arviointi
Riskianalyysit konsernin riskienhallintapolitiikan ja ohjeistuksen mukaisesti.
- Päivittäinen valvonta, tiedonkulku ja palautteen antaminen
Riittävien valvontatoimien suunnittelu, toimeenpano ja ylläpito. Toimivat tiedonkulun
ja palautteen järjestelmät ja menettelyt. Epäkohtiin puuttuminen.
- Jatkuva seuranta
Sisäisen valvonnan toimivuuden systemaattinen arviointi ja tarvittavat korjaustoimenpiteet.
Jokainen keskolainen vastaa omalta osaltaan hyvän työilmapiirin luomisesta ja ylläpitämisestä sekä siitä, että työskentelemme tehokkaasti ja toimimme rehellisesti. Jokainen keskolainen on myös velvollinen välittömästi kertomaan havaitsemansa sisäisen valvonnan puutteellisuudet esimiehelleen, jonka tulee ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin. Palautetta voi myös antaa Keskonetin Suoraan linjaan nimellä tai anonyymisti, mistä tahansa työyhteisön toimintaan liittyvästä asiasta.
3. SISÄINEN VALVONTA JA SISÄINEN TARKASTUS
Sisäinen tarkastus vastaa konsernin riippumattomasta arviointi- ja varmistustoiminnosta, jonka keskeisenä tehtävänä on tukea Keskon pääjohtajaa ja hallitusta heidän valvontatehtävässään. Konsernin muita varmistustoimintoja ovat talous, riskienhallinta, tietohallinto-ohjaus ja lakiasiat. Tilintarkastuksen keskeisenä tehtävänä on todentaa hallitukselle ja yhtiökokoukselle, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada käyttöönsä kaikki varmistustoiminnassa tarvittavat tiedot. Yksikön tulee tarkastustoiminnallaan varmistaa, että johdon oma sisäinen valvonta Keskossa on riittävää ja toimivaa. Sisäisten tarkastajien tulee työssään toimia ammatillisesti ja objektiivisesti. Yksikkö raportoi tarkastuksista tarkastuskohteen johdolle, pääjohtajalle ja tarkastusvaliokunnalle.
Johdon tehtävänä on auttaa sisäistä tarkastusta tarkastukseen liittyvässä tiedon hankinnassa, käsitellä sisäisen tarkastuksen raportit ja laatia toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt mahdollisiin kontrollipuutteisiin. Johdon tulee myös seurata toimenpiteiden etenemistä ja informoida siitä omaa organisaatiotaan ja sisäistä tarkastusta.