Kesko-konsernin yhtiöt siirtyvät vastaanottamaan laskuja ainoastaan sähköisessä muodossa. Siirtyminen sähköiseen laskutukseen tuo kustannussäästöjä sekä laskuttajalle että vastaanottajalle. Sähköisen laskutuksen ansiosta laskut käsitellään nopeammin, arkistoiminen helpottuu ja paperisten laskujen aiheuttama ympäristön kuormitus vähenee.
Toimittajille siirtyminen sähköiseen laskutukseen tarkoittaa verkkolaskun lähetystä tai tarvittaessa paperilaskujen lähettämistä skannauspalveluun. Skannauspalveluun siirtymisestä tiedotetaan erikseen toimittajia, joiden laskut vielä kulkevat paperilla.
Huom. muutoksia jo ennestään oleviin laskuliittymiin (EDI -liittymät) ei tässä yhteydessä tule eikä näitä jo käyttävien toimittajan tässä tapauksessa tarvitse tehdä mitään muutoksia.
Kaikki kululaskut voi lähettää ilman erikseen sopimista Keskolle verkkolaskuina. Liitteenä löydät kaikkien Kesko-yhtiöiden verkkolaskuosoitteet. Varastolaskujen ja edelleen laskutettavat laskujen osalta toimittajan tulee ottaa yhteyttä laskutettavaan Keskon toimialayhtiöön ja sopia tarkemmin. Sähköiset tavaralaskut tulee pääosin testata ennen tuotantokäyttöä ja niiden käyttöönotosta pitää siksi saada Keskon hyväksyntä.
Yhteystiedot:
Keskon tiedotuskanavana verkkolaskuasioissa toimii:
www.kesko.fi/verkkolaskutus
Näiltä sivustolta löytää ajankohtaiset ohjeet ja tiedotteet. Kaikki tätä ohjetta tai muita verkkolaskuasioita koskevat kysymykset voit lähettää sähköpostitse osoitteeseen:
einvoicing@kesko.fi
LIITE: Verkkolaskuosoitteet
****************************
Verkkolaskutuksesta
Millaisia laskuja voin lähettää verkkolaskuina?
Keskolle voi lähettää jatkossa kaikki kululaskut verkkolaskuina. Kululaskut ovat laskuja palveluista tai tavaroista, jotka eivät mene edelleen myyntiin.
Keskon verkkolaskuoperaattorina toimii Tieto Oyj. Tuettuja verkkolaskumuotoja ovat Finvoice ja TEAPPSXML. Useimmat Suomessa välitettävät verkkolaskut kuuluvat näihin formaatteihin ja käyttämäsi operaattori huolehtii oikeasta verkkolaskumuodosta.
Finvoice on suomalaisten pankkien määrittelemä verkkolaskun esitystapa. Finvoice voidaan toimittaa saajalle pankkien kautta. Muista tuetuista verkkolaskuformaateista poiketen Finvoice ei kuitenkaan tue laskun liitteiden (työraportit, rahtikirjat jne) lähettämistä. Valitettavasti emme voi vastaanottaa liitteitä laskusta erillään. Mikäli lähetätte verkkolaskuja pankkiverkon kautta ja laskut sisältävät liitteitä, tulee laskut lähettää paperilaskuina, jotka ohjautuvat skannauspalveluun. Skannauspalvelun käytöstä voitte lukea lisää kohdasta "Emme pysty lähettämään verkkolaskuja, kuinka meidän tulee toimia?" .
Muissa kuin pankkien käyttämissä verkkolaskuformaateissa laskun liitteitä voidaan välittää eikä niiden määrää ole rajattu.
Verkkolaskujen lähettäminen Kesko-konsernin yhtiöille
Verkkolaskuja voi lähettää ainoastaan nimenomaisesti mainituille yhtiöille. Keskon itsenäisten kauppiaiden laskut tulee lähettää kauppiaille. Esim. Ruokakesko Oy ei vastaanota K-ruokakauppiaiden laskuja.
Verkkolaskujen lähettämiseen tarvitaan pääsääntöisesti verkkolaskuoperaattori ja mahdollisesti muutoksia käyttämäänne ohjelmistoon, mistä laskutusaineistonne syntyvät. Keskon kannalta toimittajan verkkolaskuoperaattorilla ei ole merkitystä.
Toimittajan tulee ottaa itse yhteyttä verkkolaskuoperaattoreihin ja valita itselleen sopivin vaihtoehto. Verkkolaskutuksen kustannuksia laskiessa kannattaa huomioida pitkän aikavälin säästöt ja verkkolaskutuksen yleistyvä trendi. Verkkolaskua pystyy käyttämään jo monien eri yritysten kanssa. Verkkolaskun lähettämiseksi on kehitetty monia erilaisia vaihtoehtoja, jotta verkkolaskun lähettäminen olisi mahdollisimman helppoa. Verkkolaskuoperaattorit ja pankit auttavat verkkolaskun käyttöönotossa ja kertovat tarkemmin tarvittavat toimenpiteet.
Verkkolaskuoperaattoreina Suomessa toimivat:
Basware Oyj
Enfo Oyj
Finanssialan keskusliitto ry
Aktia
Handelsbanken
Nordea
OP-Pohjola-ryhmä
paikallisosuuspankit
Sampo Pankki
Säästöpankit
Tapiola Pankki
Ålandsbanken
Idoneus Oy
Itella Information Oy
Liaison Technologies Oy
Logica Suomi Oy
Notebeat Oy
Palanet Oy
Strålfors Information Logistics Oy
TeliaSonera Finland Oyj
TietoEnator Oyj
YAP Solutions Oy
Verkkolaskuoperaattori tarvitsee verkkolaskun välittämistä varten kaksi eri tietoa:
Kesko-konserniin kuuluvan yhtiön verkkolaskuosoite, jonka avulla verkkolasku kohdennetaan Keskon verkkolaskuoperaattorilla oikealle yhtiölle. Verkkolaskuosoite on aina sama riippumatta toimittajan käyttämästä verkkolaskuformaatista.
Toinen tarvittava tieto on Keskon verkkolaskuoperaattorin välittäjätunnus. Kaikki tarvittavat tunnukset löytyvät yhtiöittäin TÄÄLTÄ. Verkkolaskuosoitteet on myös päivitetty verkkolaskuosoittteestoon tieke.fi -sivuille.
Kululaskun lähettämiseen verkkolaskuna ei tarvitse pyytää Keskolta erillistä lupaa.
Verkkolaskutuksen voi siis aloittaa haluamanaan ajankohtana. Ensimmäisiä laskuja lähettäessä on kuitenkin hyvä varmistaa omalta operaattorilta, että verkkolasku on siirtynyt heiltä virheettä Keskon verkkolaskuoperaattorille. Verkkolaskun vastaanoton Keskolla voi tämän jälkeen halutessaan varmentaa myös Keskon ostoreskontrasta tämän ohjeen lopusta löytyviä yhteystietoja käyttäen. Toimittajan ei tule lähettää verkkolaskusta varmistuksena rinnakkaista paperilaskua. Tämä aiheuttaa tuplalaskun Keskon tietojärjestelmään ja viiveitä laskun käsittelyyn.
Onnistuneen verkkolaskun lähetyksen jälkeen voi verkkolaskutuksen laajentaa koskemaan kaikkia liitteessä mainittuja yhtiöitä. Virhetilanteissa tulee ensisijaisesti kääntyä aina oman verkkolaskuoperaattorin puoleen ja varmistaa laskutustapahtuman virheettömyys ennen yhteydenottoa Keskoon.
HUOM. varastolaskujen ja edelleenlaskutettavien laskujen osalta on aina sovittava verkkolaskun käyttöönotosta vastaanottavan yrityksen kanssa.
Lisätietoja verkkolaskun käyttöönotosta voi hakea myös TIEKE Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus ry:n julkaisemasta oppaasta "Ensiaskeleet verkkolaskutukseen":
www.tieke.fi/julkaisut/oppaat_yrityksille/ensiaskeleet_verkkolaskutukseen
Emme pysty lähettämään verkkolaskua, kuinka meidän tulee toimia?
Mikäli toimittaja ei pysty lähettämään laskua sähköisessä muodossa, ohjataan paperilaskut skannauspalveluun. Skannauspalvelusta voi kululaskujen osalta siirtyä verkkolaskun käyttöön ilman erillistä ilmoitusta ja suosittelemmekin toimittajia kartoittamaan omia mahdollisuuksiaan siirtyä verkkolaskun käyttöön myöhemmin, ellei se heti olekaan mahdollista.
Skannauspalvelu tarkoittaa laskun kuvan skannaamista ja laskun tietojen koneellista lukemista Keskon toimesta. Skannauspalvelun avulla paperisesta laskusta saadaan järjestelmän kannalta sähköinen lasku, jota voidaan käsitellä samalla tavalla kuin aitoja verkkolaskuja. Laskun lähettäminen skannauspalveluun ei eroa paperilaskun lähettämisestä.
Skannauspalveluun siirtymisen yhteydessä tiedotetaan tarvittaessa paperilaskuja lähettäviä yrityksiä, jos Kesko-yhtiöiden osoitteet muuttuvat.
Skannauspalvelun käyttö voi muuttua siirtymäajan jälkeen maksulliseksi palveluksi laskun lähettäjälle. Skannauspalvelun mahdollisesta hinnoittelusta tiedotetaan toimittajia hyvissä ajoin.